Klauzula Informacyjna

Poniżej zawarte są informacje o przetwarzaniu danych osobowych, których Administratorem jest Szkoła Podstawowa im. Witolda Doroszewskiego w Nadarzynie (dalej Szkoła) z siedzibą: ul. Sitarskich 4, 05-830 Nadarzyn.

Szkoła dokłada wszelkich starań, aby zapewnić poufność, bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych dzieci i Państwa podczas ich przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym przepisami unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – w skrócie „RODO”.

Ze Szkołą można się skontaktować poprzez adres email sekretariat@spnadarzyn.pl lub pisemnie na adres siedziby.

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, możecie Państwo kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych Iwoną Zawistowską poprzez adres email: inspektor@natamiko.pl lub pisemnie na adres Szkoły.

Szkoła może przetwarzać Państwa dane osobowe, jak określono to poniżej, jak również jak wskazano w chwili zbierania danych od Państwa, lub na późniejszym etapie.

Szkoła przetwarza dane w celu:

• rekrutacji uczniów, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w ważnym interesie publicznym, na podstawie prawa;
• realizacji obowiązku oświatowego i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, oraz w ważnym interesie publicznym, na podstawie prawa;
• świadczenia pomocy psychologiczno – pedagogicznej, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, oraz w ważnym interesie publicznym, na postawie prawa;
• monitorowania spełnienia obowiązku szkolnego, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków ciążących na administratorze;
• udzielenie wsparcia materialnego i wypłaty stypendiów, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w ważnym interesie publicznym na podstawie przepisów prawa;
• organizacji egzaminów, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze oraz w ważnym interesie publicznym na podstawie przepisów prawa;
• organizacji wycieczek szkolnych i innych form turystyki, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w przypadku przekazania informacji o stanie zdrowa dziecka, dane będą przetwarzane na podstawie zgody rodziców;
• Umożliwienia uczniom korzystania ze szkolnej biblioteki, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających z  przepisu prawa;
• umożliwienia uczniom udziału w konkursach i olimpiadach, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze lub na podstawie zgody lub na zasadach określonych w regulaminie konkursów/olimpiady;
• udzielenia pierwszej pomocy i dokumentowania wypadków uczniów na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w ważnym interesie publicznym na podstawie prawa, a także ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą;
• prowadzenia korespondencji i odpowiadania na zapytania kierowane do Szkoły, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków pranych ciążących na administratorze;
• promocji Szkoły, na podstawie dobrowolnej zgody;
• zapewnienia uczniom komfortu i bezpieczeństwa podczas przebywania w szkole, Szkoła będzie przetwarzać dobrowolnie przekazane informacje o chorobach przewlekłych i stanie zdrowia, na podstawie zgody;
• zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników, przetwarzane są dane osób wchodzących na teren szkoły w ramach księgi wejść i wyjść, na podstawie ich niezbędności do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;

• wybrania dostawcy usług i towarów, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego przepisów Prawa zamówień publicznych;
• zawarcia i realizacji usług objętych umową, na podstawie ich niezbędności do zawarcia i wykonania umowy;
• wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem, na podstawie ich niezbędności do zawarcia i wykonania umowy w której osoba jest stroną lub występuje jako reprezentant strony (w tym prokurent, pełnomocnik) lub występuje jako pracownik/współpracownik strony;
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze wynikających w szczególności z przepisów podatkowych, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze;
• prowadzenia korespondencji i odpowiadania na zapytania kierowane do Szkoły, na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków ciążących na administratorze wynikających z przepisu prawa;
• zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników, przetwarzane są dane identyfikacyjne o osobach wchodzących na teren szkoły, na podstawie niezbędności do wypełnienia zadania realizowanego w interesie publicznym.

Okres przechowywania danych osobowych zależy od podstawy ich przetwarzania i wynosi:

• dane przetwarzane w związku z wykonaniem  umowy o współpracy ze Szkołą, będą przetwarzane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń z nią związanymi (okres ten wynika z Kodeksu cywilnego);
• dane przetwarzane w związku z realizacją obowiązków prawnych, będą przetwarzane do czasu wygaśnięcia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (np. dokumenty księgowe, w tym zawarte w nich dane, wymagają przechowywania przez okres 5 lat).
• dane przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody, do czasu jej wycofania lub realizacji celu dla jakiego zostały zebrane;
• Dane z księgi wejść  przetwarzane są przez maksymalnie 3 miesięcy. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne do ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń albo obrony przed takimi roszczeniami;
• w związku z utrzymywaniem oraz komunikowaniem się przez pocztę elektroniczną, Szkoła będzie przechowywać  w zależności od przedmiotu sprawy, przez okres roku lub do wygaśnięcia ewentualnych roszczeń;

Szczegółowe okresy przechowywania danych określa instrukcja kancelaryjna dostępna w sekretariacie Szkoły.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu – na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym w przepisach RODO – określone prawa, w tym:

• prawo dostępu do danych – przysługuje Państwu prawo do uzyskania od Szkoły potwierdzenia co do tego, czy Państwa dane osobowe są przez Szkołę przetwarzane, jak również w zakresie określonych innych informacji (np. dotyczących celów przetwarzania, jak również kategorii przetwarzanych na temat Państwa danych osobowych). Przysługuje Państwu również prawo dostępu do Państwa danych osobowych, w postaci uzyskania kopii danych osobowych dotyczących Państwa. Służy to temu, abyście byli Państwo świadomi oraz mogli sprawdzić, w jaki sposób Szkołę wykorzystuje Państwa dane osobowe. Szkoła może odmówić przekazania kopii danych osobowych w sytuacji, gdy mogłoby to negatywnie wpłynąć na prawa innej osoby;
• prawo do sprostowania danych – przysługuje Państwu prawo do żądania od Szkoły niezwłocznego skorygowania Państwa danych osobowych, w sytuacji gdy są one nieprawidłowe lub niekompletne (np. gdy Szkoła umieściła błędne imię i nazwisko  na świadectwie); w tym celu możecie Państwo przedstawić dodatkowe oświadczenie;
• prawo do usunięcia danych– umożliwia ono Państwu żądanie usunięcia Państwa danych osobowych w przypadku gdy, na przykład, dane były wykorzystywane niezgodne z prawem lub gdy cofnięta została Państwa zgoda (w sytuacji gdy była ona jedyną podstawą przetwarzania Państwa danych). „Prawo do bycia zapomnianym” nie stanowi jednak bezwzględnego prawa do usunięcia Państwa danych osobowych, ponieważ istnieją od niego pewne wyjątki, np. w przypadku, gdy Szkoła potrzebuje nadal wykorzystywać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych lub też w celu wypełnienia obowiązku prawnego;
• prawo do ograniczenia przetwarzania – przysługuje Państwu prawo do powstrzymania Szkoły przed dalszym wykorzystywaniem Państwa danych osobowych w przypadku, gdy np. Szkoła jest w trakcie oceny żądania sprostowania Państwa danych;
• prawo do przenoszenia danych – przysługuje Państwu prawo do otrzymania oraz ponownego wykorzystania określonych danych osobowych dla Państwa własnych celów u innych podmiotów (będących odrębnymi administratorami danych). Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do Państwa danych osobowych, które nam Państwo dostarczyliście i które przetwarzamy (w sposób zautomatyzowany) za Państwa zgodą lub w celu wykonania umowy. W takim przypadku dostarczymy Państwu kopię Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym oraz nadającym się do odczytu maszynowego formacie lub (o ile jest to technicznie możliwe) możemy przesyłać Państwa dane bezpośrednio innemu administratorowi danych.
• W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda przysługuje Państwu prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom: Gminny Zespół Oświatowy, Gmina Nadarzyn, firmy hostingowe i z branży IT dostarczające oprogramowanie tj. dziennik elektroniczny i inne usługi, firmy serwisujące i obsługujące monitoring, Zakłady ubezpieczeń, firmy świadczące usługi BHP, podmioty uprawnione do obsługi doręczeń oraz inspektoratom sanitarnym.

 

Podanie danych przetwarzanych na podstawie zgody jest dobrowolne, w pozostałym zakresie podanie danych jest obowiązkowe.

 

Ze względu na zagrożenie epidemiologiczne, szkoła podjęła szereg działań mających zapewnić bezpieczeństwo uczniów, pracowników i osób odwiedzających. Więcej o procedurach jakie zostały wprowadzone przez Szkołę, oraz o nowej organizacji pracy można przeczytać: https://spnadarzyn.edupage.org/text/?eqa=dGV4dD10ZXh0L3RleHQxOSZzdWJwYWdlPTA%3D

W związku z wprowadzonym obowiązkiem zdalnego nauczania,  na podstawie Rozporządzenia MEN z 20 marca 2020 r. w sprawie szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświato w związku zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. poz. 493) szkoła będzie korzystać z narzędzi informatycznych i usług świadczonych przez podmioty zewnętrzne,  w celu umożliwienia uczniom kontaktu z nauczycielami.

Wykorzystanie narzędzi umożliwiających zdalne nauczanie może wiązać się z przetwarzaniem dodatkowych danych osobowych uczniów i rodziców tj. adresy e-mail, niki, loginy, i inne informacje ujawnione przez ucznia lub rodzica. Jeśli zaistnieje konieczność założenia konta dla poszczególnych uczniów przez Szkołę, wykorzystane zostaną tylko niezbędne dane do założenia takiego konta tj. imię, nazwisko, klasa, wiek, adres e-mail. Podane dane szkoła będzie przetwarzać na podstawie ich niezbędności do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze w celu  zapewnienia możliwości korzystania z nauki zdalnej. Dane te będą przetwarzane do czasu koniecznego do zapewnienia możliwości nauczania zdalnego.

Na ten moment Szkoła podjęła decyzję o wykorzystaniu następujących narzędzi do umożliwienia uczniom zdalnego nauczania:

• Google Meet, jest narzędziem wykorzystywanym przez szkołę do wymiany materiałów dydaktycznych, prowadzenia zajęć i przesyłania prac, sprawdzianów uczniów. Korzystanie z tego narzędzia uregulowane jest umową zawartą ze Szkołą jako administratorem danych przetwarzanych przez firmę Google.

Więcej o tym o bezpieczeństwie danych przetwarzanych w Google Meet można przeczytać pod linkiem : https://support.google.com/a/answer/7582940#privacy

Korzystanie z Google Meet wiąże się z możliwością przetwarzania danych poza terytorium Unii Europejskiej. Transfer danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (nazywanych też klauzulami wzorcowymi). Standardowe klauzule umowne to standardowe warunki opracowane przez Komisję Europejską, które można stosować, aby przesyłać dane poza Europejski Obszar Gospodarczy w sposób zgodny z przepisami.

• Dziennik elektroniczny Librus jest narzędziem wykorzystywanych przez szkołę do komunikacji pomiędzy nauczycielami a rodzicami i uczniami. Zasady przetwarzania danych osobowych są uregulowane umową zawartą ze Szkołą jako administratorem danych i firmą Librus Sp. z o.o. Sp. k. Więcej informacji o sposobie zabezpieczenia informacji przez firmę Librus można przeczytać na stronie: https://synergia.librus.pl/polityka-prywatnosci/